工作實務學習專欄

　　電子公文是機關單位最為普遍的一類電子文件。推進電子公文歸檔與管理工作，對于實現電子公文全程管理、打通機關單位信息化建設“最后一公里”具有重要意義；同時，也可以觸類旁通，為其他類型電子文件管理提供借鑒。開展電子公文歸檔和管理工作，要按照《黨政機關電子公文處理工作辦法》、《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362—2020）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）等要求，把握好“三個關鍵”。

　　把握好系統這個關鍵前提

　　電子公文歸檔與管理要基于電子公文系統、歸檔接口和電子檔案管理系統實現，即由電子公文系統對電子公文進行收集和整理，通過歸檔接口將數據移交給電子檔案管理系統，再由電子檔案管理系統接收并進行管理。三者各有分工，協同配合，缺一不可。

　　從功能要求上來說，電子公文系統要會“整”，具備歸檔功能，通過內置分類方案、歸檔范圍與保管期限表等工具和整理規則，能夠按照檔案管理要求自動或半自動完成電子公文及其元數據的收集與整理工作；歸檔接口要會“交”，能夠通過信息包方式實現數據交換，以在電子公文系統設計推送接口或者在電子檔案管理系統設計捕獲接口的形式，將電子公文及元數據移交給電子檔案管理系統；電子檔案管理系統要會“管”，能夠完成接收并基于系統開展之后所有的業務管理工作，如保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發、統計與移交等。

　　這些功能能不能實現、實現得好不好會直接影響電子公文歸檔和管理工作水平。比如，完善的系統能夠以“最多點一次”的方式實現一鍵歸檔、一鍵移交或者在系統后臺自動完成檢測、登記等，但未經優化的系統需要復雜操作才能完成一項簡單任務，工作效能高下立判。因此，要高度重視系統這個關鍵前提，以智能化、智慧化為目標把系統建設好，以盡可能少的人工干預保質高效完成電子公文歸檔和管理工作。

　　把握好歸檔這個關鍵流程

　　在電子公文歸檔和管理工作中，電子公文歸檔對于電子公文真實性、完整性、可用性和安全性至關重要，是一個關鍵流程。在這個流程中，電子公文經過文件收集、文件整理、文件移交和檔案接收４個環節12個步驟，實現了電子公文的規范整理，完成了從文件到檔案的轉變。歸檔工作是否符合要求，關鍵要看收集是否齊全完整、整理是否規范有序、移交接收是否經過檢測和登記。具體可以從7個方面進行驗證：

　　一看文件，要求合法有效。要求形成的電子公文具備規范的格式、電子印章，具有國家規定的公文樣式和生效要件。即要求電子公文具備與之前運轉紙質公文同樣的“紅頭紅章”。

　　二看收集，要求齊全完整。即電子公文的稿本和元數據都要齊全完整。具體來說，收文要有正本、文件處理單，發文要有正本、文件處理單、定稿、歷次修改稿（限于法律法規等重要文件）以及保留辦理過程全部修改信息的留痕稿，且“不能多不能少”；元數據要具有GB/T 39362—2020元數據基本集的10項必選元素，“可以多不能少”。

　　三看格式，要求版式固化。除了留痕稿、其他無法或不宜轉為OFD版式的附屬文件可以保留原格式（比如WPS、DOC、WAV等）外，其他稿本文件均以OFD版式歸檔。這些稿本一般保持多個獨立文件形式，不建議合并為單個OFD文件，避免給利用、信息公開等工作造成麻煩。格式不符合要求的，應當進行格式轉換。

　　四看整理，要求規范有序。按照《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015）要求對電子公文進行組件、排序等。可為一件的來文與復文一般獨立成件，便于管理。

　　五看封裝，要求結構科學。封裝類似于傳統檔案管理中的“裝盒”，即將整理完畢的電子公文和元數據封裝為歸檔信息包，既固化整理結果又方便交接。歸檔信息包要與檔號實現“三結合”，以檔號結構逐級建立文件夾；最低一層文件夾以檔號命名；文件夾內的元數據XML文件、各個稿本文件均以檔號為基礎命名。

　　六看檢測，要求四性通過。即按照《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）完成對歸檔信息包真實性、完整性、可用性和安全性檢測。

　　七看登記，要求交接合規。登記是電子公文由文件轉為檔案、管理權限發生轉移的重要節點，需要根據情況按批次或按件形成固定樣式的《電子文件歸檔登記表》，待雙方簽章或簽名確認后完成歸檔工作。

　　需要注意的是，上述7項要求包括登記在內都應當由系統自動完成，工作人員只需要對系統結果進行檢查、確認即可。

　　把握好管理的關鍵要求

　　在完成歸檔以后，電子公文管理任務主要集中在兩個方面：完成日常檔案業務工作；解決長期安全保存問題。

　　完成日常檔案業務工作主要包括利用、統計、移交、鑒定、銷毀等管理要求。其中，利用應當遵守既有利用規則和國家有關信息安全、保密規定，允許利用者在權限范圍內檢索、瀏覽、復制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數據。移交可以參照前述歸檔工作，按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級國家綜合檔案館的要求執行。鑒定、銷毀等工作應當按照傳統檔案管理工作有關要求和程序進行，銷毀時應徹底刪除電子公文，并在管理過程元數據、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動。利用、移交、鑒定、銷毀要建立完善、可行的工作流機制，通過預先設計好的條件和流程開展工作，不再依賴線下支持。

　　解決長期安全保存問題主要包括存儲、備份、轉換與遷移等管理要求。存儲要求采用規范的存儲結構，基本要求與歸檔信息包一致，以保證電子公文不依賴特定管理系統仍舊可以維持整理結果和關聯關系。備份要求統籌制定備份方案和策略，對電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統及其配置數據、日志數據等實施近線備份、離線備份，有條件的可以異地進行容災備份。轉換和遷移是在存儲格式存在風險、離線存儲介質需要更換、系統升級改造等情況下轉換載體、轉換格式，或者從一個系統轉移到另一個系統的過程。轉換遷移工作應當參照《信息與文獻——數字檔案轉換和遷移過程》（ISO 13008—2012）等標準實施。

　　總之，電子公文歸檔和管理是基于系統、在線完成的檔案管理工作，要堅持管理與技術并重，兼顧業務和信息化需求，把握好“三個關鍵”，推動工作盡快取得新成效。

　　延伸閱讀

　　黨政機關公文處理工作條例